Kanban

Arbeiten mit dem Kanban-Prinzip

13.2.2023

Slides: https://slides.bildungselemente.de/kanban

Wer hat's erfunden?

Bei uns werden mitterlweile einige Tools verwendet, die parallel im Einsatz sind. Da fällt die Abgrenzung manchmal schwer. Daher haben wir feste Regeln, in denen auch die Nutzung der Kanban-Software definiert wird:
Wekan wird für alle Prozesse verwendet, die sich nicht auf einen einzelnen TN beziehen. Diese Einschränkung ist notwendig, da alle TN-Prozesse hoch-standardisiert sind und vor allem in der Datenbank und der Recruiting-Software vorgehalten werden. Hier würde ein weiteres Tool keinen Nutzen bringen.
In Wekan werden dann nur laufende Arbeiten gesteuert und nachverfolgt. Es ist also kein Nachschlagewerk oder Kommunikationstool. In vielen Dingen ist es die eine große Übersicht, an der sich alle im Prozess orientieren.
Dateien werden weiterhin in einer Dateiablage abgelegt, um ein einfaches backup-handling zu gewährleisten und einen niedrigschwelligen Zugriff zu haben.
Kontexte und Informationen werden in einem durchsuchbaren Wissensmanagemente (Softwarebasiert) gespeichert.
Austausch und Kommunikation findet über ein Messaging-Tool mit Kanalfunktion statt

Neu - Planen - Erledigen - Reflektieren

Neben einer allgemeinen Bereitschafts zur Nutzung, braucht es auch ein hohes Maß an Ordnung.
Es ist hilfreich, wenn mindestens die personelle Zuständigkeit (Verantwortung) für einzelne Elemente festgehalten werden. Diese Person ist dann die*der Kümmerer*in für das Thema.
Außerdem hilft das Verzeichnen und Setzen von Fristen bei der Nachverfolgung.
Gerade am Anfang ist es ungewohnt, dass in den einzelnen Elementen nochmal schriftlich festgehalten wird worum es genau geht, weil es ja scheinbar klar ist. Es zeigt sich in unserer Arbeit aber: Je gründlicher Dinge dokumentiert werden, desto einfacher läuft der Prozess.
Es wird immer Karten geben, bei denen nach Monaten niemand mehr weiß, worum es eigentlich geht.
Label sind hilfreich, wenn das Board größer wird. So lässt es sich einfacher Filtern und unwichtige Karten können ausgeblendet werden. Aber auch hierbei sollten Label klug definiert werden, damit keine Redundanzen entstehen.

Name	Art	Anmerkung
Website relaunch	Proj.	Steuerung Neugestaltung Website
Einarbeitung	Proj.	Vorlage für die Einarbeitung neuer MA*
Szenen-Sammlung	Proj.	Sammlung von Szenen für Fotoauftrag
Verwaltungsaufg.	Orga	Bündelung von projektlosen Anfragen
Datenbank-Issues	Orga	Sammlung von Bugs und neuen Features
Zertifizierungsverfahren	Orga	Steuerung des QM-Verfahrens für Einsatzstellen
TN-Management	AK	Organisation eines Arbeitskreises
Begleitung	AK	Organisation eines Arbeitskreises mit zusätzlicher Diskussions-Spalte (komplex)